Jahreswechsel
Checkliste für den Jahreswechsel – Optimiert mit QUIXOFFICE
Effizient und organisiert ins neue Jahr starten
Der Jahreswechsel ist eine geschäftige Zeit, in der viele Prozesse abgeschlossen und neue Pläne aufgestellt werden. Mit dieser Checkliste behalten Sie den Überblick über alle wichtigen Aufgaben in den Bereichen Finanzen, Personal, Vertrieb und Verwaltung. QUIXOFFICE hilft dabei, Dokumente zu verwalten, Projekte zu steuern und interne Abläufe effizient zu organisieren – so starten Sie strukturiert und gut vorbereitet ins neue Jahr.
Finanzen & Buchhaltung
Ein gut vorbereiteter Jahresabschluss sorgt für Transparenz und erleichtert den Start ins neue Geschäftsjahr. Das rechtzeitige Klären offener Posten und die sorgfältige Inventur helfen, finanzielle Risiken zu minimieren und Steuervorteile zu nutzen.
Jahresabschluss vorbereiten
QUIXOFFICE exportiert Buchhaltungsdaten direkt für den Steuerberater und stellt sicher, dass alle Belege vorhanden sind.
Offene Posten klären
Automatische Mahnläufe und eine Übersicht offener Rechnungen helfen, Außenstände schnell zu bearbeiten.
Inventur durchführen
Bestände können direkt in QUIXOFFICE erfasst und mit wenigen Klicks aktualisiert werden. Stichwort: Inventur-Assistent
Nummernkreise umstellen
Stellen Sie, falls notwendig, die Nummernkreise um. Dies können Sie in den Einstellungen unter dem Menüpunkt "Nummernkreise" vornehmen.
Steuerliche Fristen
Wichtige Abgabefristen für Umsatzsteuer, Gewerbesteuer etc. notieren. Wiedervorlagen erinnern Sie rechtzeitig an diese Termine.
Gutschriften & Boni
Jahresabschlussprämien und Rückvergütungen verbuchen. QUIXOFFICE rechnet Provisionen automatisch anhand der zugeordneten Vertriebsbeauftragten aus.
Personal & HR
Die Überprüfung von Urlaubs- und Überstundenkonten stellt sicher, dass keine Ansprüche der Mitarbeitenden verloren gehen und eine gerechte Verteilung von Ressourcen erfolgt. Mitarbeitergespräche und Weiterbildungspläne fördern die Motivation und Entwicklung des Teams für das kommende Jahr.
Urlaubs- und Überstundenkonten prüfen
Resturlaub und Überstunden überprüfen und regeln. QUIXOFFICE übernimmt dies für Sie, sofern Sie Zeitkonten bei den Mitarbeitenden hinterlegt und Urlaube gepflegt haben.
Mitarbeiterschulungen und Weiterbildungen planen
Buchen Sie Trainings und Schulungen für QUIXOFFICE, um im nächsten Jahr die Effizient Ihrer Arbeitsabläufe weiter steigern zu können.
Lohn- und Gehaltsabrechnungen vorbereiten
Prüfen Sie die durchgeführten Projekte, bearbeiteten Belege und Umsätze der Mitarbeitenden über Auswertungen und Provisionsabrechnungen.
Rechtliches & Verwaltung
Verträge und Versicherungen sollten jährlich auf Aktualität geprüft werden, um unnötige Kosten zu vermeiden und Risiken abzusichern. Ein regelmäßiger Compliance-Check schützt das Unternehmen vor rechtlichen Konsequenzen und stellt sicher, dass neue gesetzliche Anforderungen erfüllt werden.
Verträge prüfen und aktualisieren
Hinterlegen Sie Wiedervorlagen in QUIXOFFICE, um rechtzeitig an wichtige Meilensteine eines Vertrags erinnert zu werden.
Versicherungen durchsehen
Versicherungspolicen und Dokumente lassen sich in QUIXOFFICE ablegen und leicht wiederfinden.
Compliance-Check durchführen
QUIXOFFICE ermöglicht die strukturierte Ablage von Compliance-Dokumentationen und Prüfprotokollen.
Datenschutz- und Sicherheitsmaßnahmen kontrollieren
Prüfen Sie die den Benutzern zugewiesenen Berechtigungen, achten Sie auf sichere Passwörter und deaktivieren Sie nicht genutzte Konten.
Genehmigungen verlängern
Wichtige Genehmigungen und Ablaufdaten können mit Notizen und Erinnerungen hinterlegt werden.
Unternehmensregister aktualisieren
Änderungen und relevante Dokumente zum Handelsregister werden in QUIXOFFICE abgelegt.
Vertrieb & Marketing
Die Auswertung vergangener Kampagnen gibt Aufschluss über Erfolge und Verbesserungspotenziale für das neue Jahr. Neujahrsaktionen und gut geplante Social-Media-Inhalte halten die Kundenbindung hoch und bieten Chancen für neue Geschäftsabschlüsse.
Marketingkampagnen auswerten
Werten Sie die in QUIXOFFICE geplanten Kampagnen aus und nutzen Sie die Erkenntnisse für das Folgejahr.
Neujahrskampagnen planen
Marketingpläne und Entwürfe für neue Kampagnen werden strukturiert in QUIXOFFICE abgelegt. Notizen im Modul Adressen eignen sich hierfür gut.
Kundengeschenke versenden
Versandlisten und Empfängerdaten für Kundengeschenke lassen sich in QUIXOFFICE verwalten.
Operatives Geschäft
Der Abschluss laufender Projekte verhindert Verzögerungen und schafft Kapazitäten für neue Vorhaben. Eine durchdachte Jahresplanung mit klaren Zielen hilft, Ressourcen effizient zu nutzen und das Wachstum des Unternehmens zu steuern.
Projekte abschließen
Nutzen Sie die Zielscheibe, um mit einem Klick offene Belege zu identifizieren und offene Aufträge abzuschließen.
Lieferantenverträge prüfen
Prüfen Sie die Einkaufspreise und importieren Sie neue Preislisten. QUIXOFFICE weist auf nicht mehr gültige Preise hin.
Lagerbestände anpassen
Renner/Penner, Abverkauf, Ladenhüter: Unzählige Auswertungen helfen die Soll- und Mindestbestände anzupassen.
IT & Technik
Regelmäßige Software-Updates und Hardware-Checks gewährleisten die Sicherheit und Stabilität der IT-Infrastruktur. Die Archivierung alter Daten entlastet Systeme und sorgt für mehr Übersichtlichkeit in der digitalen Verwaltung.
Software- und Hardware-Updates durchführen
Installieren Sie wichtige (Sicherheits-)Updates auf Servern und Arbeitsplätzen. Buchen Sie ein Update von QUIXOFFICE.
Backup-Prozesse prüfen
Hinterfragen und Testen Sie Ihre Backup-Strategie. 3-2-1 Strategie, On- und Offsite, Write Once - Read Many, Resilienz gegen Verschlüsselungen?
Hardware-Bestandsaufnahme
Prüfen Sie Ihre vorhandene Hardware gegen die Systemanforderungen von QUIXOFFICE um stets mit performanten Systemen zu arbeiten.
Unternehmenskommunikation
Eine transparente Kommunikation mit Mitarbeitenden schafft Vertrauen und motiviert das Team für die kommenden Herausforderungen. Kunden und Geschäftspartner schätzen persönliche Grüße und Einblicke in Erfolge und Ziele, was die Beziehung nachhaltig stärkt.
Mitarbeiter-Newsletter versenden
Vorlagen und vergangene Newsletter werden in QUIXOFFICE organisiert und archiviert.
Kunden und Partner informieren
Nutzen Sie die Supersuche, um nach Adressgruppen, Umsätzen und durchgeführten Projekten zu filtern. Nutzen Sie zielgruppengerechte Kommunikation.
Interne Meetings ansetzen
Nutzen Sie die Terminplaner in QUIXOFFICE, um passende Zeitpunkte für wichtige Veranstaltungen zu ermitteln.