E-Rechnungen
E-Rechnungspflicht ab 2025 – Das müssen Unternehmen jetzt wissen
Ab dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland die gesetzliche Verpflichtung zum Empfang von E-Rechnungen in Kraft. Diese Regelung betrifft alle Unternehmen, die Rechnungen empfangen oder versenden – unabhängig von ihrer Größe. Doch was genau bedeutet das für Sie und wie können Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen rechtzeitig vorbereitet ist?
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist keine einfache PDF oder Bilddatei. Stattdessen wird sie in einem strukturierten elektronischen Datenformat ausgestellt, das die Anforderungen der CEN-Norm EN 16931 erfüllt. Dieses Format ermöglicht es, Rechnungsdaten direkt maschinenlesbar zu übertragen und zu verarbeiten.
Zu den gängigen Formaten gehören:
- X-Rechnung – Standard für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung.
- ZUGFeRD-Format (Version 2.2 oder höher) – Ein hybrides Format, das sowohl eine PDF-Datei als auch eine XML-Datei enthält.
Wer ist betroffen?
Die E-Rechnungspflicht betrifft alle Unternehmen, die B2B-Geschäfte tätigen oder Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) senden. Die wichtigsten Fristen sind:
- Ab 1. Januar 2025: Pflicht zum Empfang und zur revisionssicheren Archivierung von E-Rechnungen.
- Ab 1. Januar 2027: Pflicht zum Versand von E-Rechnungen für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro.
- Ab 1. Januar 2028: Pflicht zum Versand für alle Unternehmen – unabhängig vom Umsatz.
- Bereits heute verpflichtend: Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) müssen in Form einer X-Rechnung übermittelt werden.
Wichtiger Hinweis für Rechnungen an Behörden
Wenn Sie Rechnungen an Behörden oder öffentliche Verwaltungen stellen, benötigen Sie eine Leitweg-ID. Diese dient als eindeutige Kennung für die korrekte Zuordnung und Verarbeitung von E-Rechnungen durch die jeweiligen Behörden.
Die X-Rechnung ist in diesem Bereich das gesetzlich vorgeschriebene Format.
Warum ist die Umstellung jetzt wichtig?
Obwohl der verpflichtende Versand erst 2027 bzw. 2028 startet, müssen Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu archivieren. Kunden und Geschäftspartner werden in den kommenden Jahren zunehmend auf E-Rechnungen umstellen. Es ist daher ratsam, die Übergangszeit zur Vorbereitung zu nutzen.
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