TE Printline

Alles im Fluss beim Auftrags-Workflow

Wie TE Printline mit QUIXOFFICE neue Wege geht.

Das Unternehmen

Bereits seit 1976 ist die TE Printline GmbH eine der Generalvertretungen des in Deutschland führenden Herstellers für maßgeschneiderte Lösungen rund um die Verarbeitung von Post und Papier sowie digitale Dokumentenmanagementsysteme.
Dabei bieten wir namenhaften mittelständischen Unternehmen und Konzernen aus der Region Mittel- und Süddeutschland nicht nur innovative und netzwerkfähige Frankiermaschinen, Kuvertiermaschinen und weiteres, sondern sorgen mit umfassenden Dienstleistungen für eine hocheffiziente Gestaltung aller Arbeitsabläufe im High-Volume Produktionsumfeld.
Unser Ziel ist es Kunden, aus einem traditionell eher maschinellen Umfeld bei der Optimierung von Ablauf- und Organisationstrukturen hin zu schlanken digitalen Lösungen und Arbeitsprozessen zu unterstützen und diese aktiv mitzugestalten.


Die Aufgabe

Wer seinen Kunden zeitgemäße und zukunftsorientierte Lösungen bieten will, muss selbst mit der Zeit gehen. Genau deshalb setzen wir bei der TE Printline GmbH bereits seit Jahren auf die ERP-Software QUIXOFFICE – die uns eine kosteneffiziente und übersichtliche Koordination aller internen Verwaltungsbereiche ermöglicht.
Doch gerade bei der Bearbeitung von Bestellungen und Auftragsbestätigungen diverser Drittanbieter und Lieferanten, hinkten wir der Zeit gnadenlos hinterher. Denn diese mussten von unserem Team nach wie vor handschriftlich in Projektmappen erfasst und manuell in QUIXOFFICE eingepflegt werden. Bei diesem Schritt sind Fehleingaben schon vorprogrammiert.
Die Weichen mussten in Richtung Zukunft gestellt – und ein individueller Auftrags-Workflow in QUIXOFFICE etabliert werden, der den Anforderung unseres täglichen Projektgeschäfts vollauf gerecht wird. Ein Ziel, das wir schließlich in nur 7 Monaten in enger Zusammenarbeit mit der QUIX GmbH realisieren konnten. Am Ende soll ein zukunftsorientierter Auftrags-Ablauf entstehen, bei dem die Aufstellunterlagen in einem optimierten Workflow komplett abgebildet werden.


In Meilenstiefeln Richtung Zukunft

Gerade die Implementierung von ERP-Software im laufenden Geschäftsbetrieb kann einige Risiken bergen.
Deshalb überließen wir bereits in der Planungsphase nichts dem Zufall und involvierten das Team von QUIX von Anfang an. So konnten wir gemeinsam einen Umsetzungszeitplan erarbeiten, der – in insgesamt 3 Schritte unterteilt – tatsächlich alle Eventualitäten berücksichtigte.

 

STEP 1

Zunächst erfolgte die Erstellung von digitalen Angebotsvorlagen mit optimierter E-Mail-Programmübergabe. Diese ermöglichen nicht nur die Berücksichtigung aller maschinenrelevanten Daten bei erfolgreicher Auftragsvergabe – sondern auch die besonders einfache und bequeme Verarbeitung in unserem E-Mail-Programm. Darüber hinaus gibt es nun im Auftrags-Modul eine kundenspezifische Ansicht für die Auftragsplanung. Alle relevanten Unterlagen können direkt eingesehen werden.

 

STEP 2

Mit der Einführung von QR-Codes optimierten wir in Phase 2 die weiteren Arbeitsschritte. Mit Erfolg: Über das Dokumenten-Management-System (DMS) von QUIXOFFICE können nun beliebig viele Aufstellunterlagen eingescannt werden. Dabei erkennt QUIXOFFICE die QR-Codes und ordnet die Vertragsunterlagen den entsprechenden Aufträgen zu. So werden Datenblätter, die Kunden für spätere Aufstellungen benötigen, direkt dem entsprechenden Produkt zugeordnet.
Der Clou: Wartungsverträge existieren nun schon im Stammdatenbereich und lassen sich über DMS aktivieren.
Ebenso übrigens, wie die Auftragsbestätigungen unserer Lieferanten, deren Seriennummern via OCR-Texterkennung automatisch übernommen werden.

 

STEP 3

Kein Abschluss ohne Happy End: Mit der Finalisierung des Workflows in Phase 3 lassen sich nun endlich auch alle Unterlagen und Dokumente „just in time“ für unsere Techniker sowie für unseren Kundendienst bereitstellen. Sollten an dieser Stelle Dokumente fehlen oder der Kunde noch keinen Wartungsvertrag unterschrieben haben – so wird dies in diesem Arbeitsschritt für den Bearbeiter offensichtlich angezeigt.
Dieser kann also gezielt reagieren und unnötige Wege vermeiden bzw. zusätzliche Akquise für einen Wartungsvertrag veranlassen.

Nach erfolgreicher Implementierung dieser drei Schritte ist nun die Optimierung abgeschlossen. Eine alles in allem gelungene Operation – die wir ohne die tatkräftige Unterstützung des QUIX-Team so nur schwer hätten umsetzen können.


Silvio Lange, Projektmanager TE Printline GmbH

Die Zusammenarbeit mit QUIX hat vor allem eines gemacht: Viel Spaß!
Denn es war einfach beeindruckend, wie intensiv sich das Team vor Ort in unsere Geschäftsprozesse eingearbeitet hat. Nahezu alles wurde kritisch hinterfragt – und dabei auch mehr als einmal um die Ecke gedacht.
Dank der Hilfe von QUIX können wir künftig noch effizienter und gezielter auf die Wünsche unserer Kunden reagieren. Und haben darüber hinaus neue, bessere Tools zur Hand. Zum Beispiel für die Akquise neuer Wartungsverträge oder Zufriedenheitsanrufe aus dem Telesalesbereich.


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