Handbuch

DATEV Datenservice

Mit der DATEV-Schnittstelle „DATEV Rechnungsdatenservice 1.0“ können Sie Rechnungen aus QUIXOFFICE komfortabel direkt an Ihren Steuerberater übertragen. Damit sparen Sie Zeit, reduzieren Fehler und optimieren die Zusammenarbeit mit Ihrer Steuerkanzlei.

Einleitung

Diese Anleitung richtet sich an QUIXOFFICE-Anwender mit DATEV-Anbindung. Insbesondere an Personen in der Buchhaltung, Administration oder den beauftragten Steuerberatungskanzleien.

Ziel ist es, den DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 in wenigen Schritten sicher und korrekt einzurichten, um die Zusammenarbeit mit Ihrer Steuerkanzlei zu automatisieren.

Voraussetzung zur Nutzung

Allgemeine Informationen zum DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 sind bei der DATEV eG hier ersichtlich: DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 (Shop)

Informationen zur Verarbeitung der Daten in der DATEV Finanzbuchführung sind im Hilfe-Dokument www.datev.de/hilfe/1071255 beschrieben (inkl. Video).

Informationen zum Bestell- und Einrichtungsprozess bei der DATEV eG können unter DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 einrichten und in den Hilfe-Dokumenten www.datev.de/hilfe/1007329 (für Steuerberatungskanzleien) und www.datev.de/hilfe/1022677 (für Unternehmen) entnommen werden

Das Team vom DATEV-Partner-Onboarding unterstützt Steuerberatungskanzleien sowie deren Mandanten (Selbstbucher) im mitgliedsgebundenem Mandantengeschäft (www.datev.de/hilfe/1004960), mit eigenem DATEV-Rechnungswesen-Programm (Kanzlei Rechnungswesen und Mittelstandsfaktura mit Rechnungswesen) bei den Datenservices Rechnungswesen.

Terminbuchungen und weitere Informationen sind über www.datev.de/partner-onboarding ersichtlich.

Absprachen mit der Steuerberatungskanzlei

Bevor die Schnittstelle in QUIXOFFICE eingerichtet wird, müssen die nachfolgenden Rahmenbedingungen mit der Steuerkanzlei abgestimmt werden.

Konfiguration von QUIXOFFICE

Nachdem Sie sich mit Ihrer Steuerberatungskanzlei abgestimmt haben und alle Voraussetzungen gegeben sind, können Sie QUIXOFFICE für die Nutzung von DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 konfigurieren.

Die nachfolgende Anleitung hilft Ihnen dabei.

Schnittstelle öffnen

Rufen Sie im Modul „Zusätze“ den Bereich „FiBu Im-/Export“ auf.

Einstellungen öffnen

Mit einem Klick auf das Zahnrad-Symbol öffnen Sie die Einstellungen für den Export und die Datenübertragung an die DATEV.

Kontoeinstellungen prüfen

Stimmen Sie sich mit Ihrer Steuerkanzlei ab, welcher Standardkontenrahmen (SKR03, SKR04) von Ihnen in QUIXOFFICE verwendet wird. Dieser muss mit den Einstellungen in DATEV Unternehmen Online übereinstimmen.

Prüfen Sie auch, ob im Reiter „Allgemein“ die korrekte Sachkontennummernlänge angegeben wurde. Diese hat üblicherweise 4 – 9 Stellen.

Mandanteneinstellungen konfigurieren

Unter dem Reiter „Zuordnung Mandanten“ hinterlegen Sie:

DATEV Beraternummer
DATEV Mandantennummer
Geschäftsjahrbeginn
Weitere Stammdaten wie Adresse und Bankverbindung

Export und Übertragung einrichten

Wählen Sie unter dem Reiter „Export/Übertragung“ für jeden Bereich (Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Kasse) die gewünschte Ausgabeart und das Format (z.B. DATEV Datenservice XML 6.0 Rechnungsdatenservice Ledger).

Rechnungen an DATEV übertragen

Wählen Sie im Reiter „Ausgangsrechnungen“ den Datumsbereich und den gewünschten Mandanten.
Klicken Sie auf „Mit DATEV verbinden“, melden Sie sich mit Ihrer DATEV SmartCard oder DATEV mIDentity an und bestätigen Sie mit „Weiter“.

Für die Anmeldung können Sie Ihre DATEV SmartCard, DATEV mIDentity oder DATEV SmartLogin verwenden

Nach erfolgreicher Anmeldung sehen Sie den Status der Verbindung.
Prüfen Sie die Richtigkeit von Name, Person, Mandantennummer und Beraternummer.
Weitere Informationen über die mit Ihrem DATEV Zugang verbundenen Anwendungen können Sie über den Link zur DATEV App „Verbundene Anwendungen“ einsehen.
Überprüfen Sie die angezeigten Rechnungen und starten Sie die Übertragung durch Klick auf „Übertragen“.

Protokoll und Dateilog

Nach erfolgter Übertragung erhalten Sie eine Bestätigung („verarbeitet ohne Fehler“). Im Reiter „DATEV Protokoll“ finden Sie eine Übersicht aller erfolgten Übertragungen inklusive Statusangaben. Unter „Datei-Log“ können Sie die übertragenen Dokumente herunterladen und einsehen.

Damit ist die Rechnungsübertragung abgeschlossen und Ihre Steuerkanzlei erhält die Rechnungsdaten direkt zur weiteren Verarbeitung.

Fehlermeldungen und Problemstellungen

Nachfolgend eine Übersicht, über die häufigsten Probleme bei der Nutzung der Schnittstelle und wie Sie diese beheben können.

Verbindung zu DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 konnte nicht hergestellt werden.

Wenn Sie nach oder während der Anmeldung mit DATEV SmartCard oder DATEV SmartLogin die Fehlermeldung erhalten haben, dass die Verbindung nicht hergestellt werden kann, hat dies in der Regel eine der folgenden Ursachen.

Der DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 wurde bei der DATEV noch nicht für Ihr Unternehmen registriert. Wenden Sie sich dazu an Ihre Steuerberatungskanzlei.
Ihr Benutzerkonto verfügt nicht über die erforderlichen Berechtigungen, um Daten an die DATEV zu übermitteln. Wenden Sie sich dazu an Ihre Steuerberatungskanzlei.
Die in QUIXOFFICE hinterlegte DATEV Mandantennummer ist nicht korrekt. Diese können Sie in den Einstellungen des FiBu-Moduls im Reiter „Zuordnung Mandanten“ hinterlegen.

Der Steuerberatungskanzlei liegen nicht alle Belege vor.

Wenn Sie von Ihrer Steuerkanzlei den Hinweis bekommen, dass nicht alle erwarteten Belege vorliegen, kann dies viele Gründe haben.

Ein erster Anlaufpunkt ist in diesem Fall das DATEV Protokoll in QUIXOFFICE.
Dort können Sie für jede durchgeführte Übertragung nachvollziehen, ob und welche Belege von der DATEV akzeptiert oder abgelehnt wurden.
Auch die Gründe für die Ablehnung werden dort detailliert aufgeführt.

Sollten die dort aufgeführten Hinweise nicht ausreichend sein, wenden Sie sich bitte an den Support von QUIXOFFICE.