Gesetze und Verordnungen

Rechtliche Änderungen zum Jahreswechsel 2020

Die Gesetzeslage für Sie zusammengefasst

Wofür stehen KassenSichV und TSE?

KassenSichV

Die KassenSichV (Kassensicherungsverordnung) bzw. "Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr" besteht aus den folgenden, wichtigsten Merkmalen:

  • Einzelaufzeichnungspflicht
  • Seit 2018: Möglichkeit der Kassen-Nachschau. Ab 2020 mit Datenübernahme.

Ab dem 01.01.2020 gelten folgende Regelungen:

  • Inverkehrbringen und Betrieb der Kassensysteme ausschließlich mit Technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) zulässig. Dies umfasst eine Nachrüstpflicht!
  • Meldung der eingesetzten Kassensysteme und der TSE beim Finanzamt. Die dafür notwendigen Formulare erhalten Sie bei dem für Sie zuständigen Finanzamt.
  • Eine fehlerfreie Übermittlung der vom Finanzamt geforderten Daten muss jederzeit über eine einheitliche Schnittstelle (DSFinV-K) möglich sein.
  • Alle Geschäftsvorfälle müssen mit Belegen (in Papierform oder digital) nachgewiesen werden.
  • Belegausgabepflicht

 

Technische Sicherheitseinrichtung

Die technische Sicherheitseinrichtung (kurz TSE) erstellt in der Kasse für jeden Geschäftsvorgang (z. B. Kauf, Storno, Bestellung oder Rücknahme) eine eindeutige Transaktionsnummer (Signatur). Die Verknüpfung aus Geschäftsvorgang und Transaktionsnummer wird auf einem zertifizierten Speichermedium* (z. B. USB-Stick, SD Karte oder Cloud-Dienst) unveränderbar abgelegt.

*Die Zertifizierung erfolgt durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) nach detaillierten Richtlinien (Sicherheitsstandard EAL 4+).

 

Einheitliche digitale Schnittstelle

Die Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (kurz DSFinV-K) dient dem manipulationssicheren Datentransfer zur Finanzverwaltung. Diese wird z. B. im Rahmen einer Außenprüfung oder Kassen-Nachschau benötigt.

 

Aktueller Stand zur TSE

  • Veröffentlichung der Anforderung an die Schnittstelle (DSFinV-K) im August 2019
  • Verschiedene Hardwarelösungen befinden sich im Test oder warten auf Vorzertifizierung/Zertifizierung
  • Derzeit gibt es kein verkaufsfähiges Produkt am Markt
  • Verhandlung über einen sanktionsfreien Zeitraum bei nicht nachkommen der Nachrüstung
  • Ziel: Vorzertifizierte Produkte im 4. Quartal 2019 anbieten

 

Übergangsregelung zum Einsatz und der Nachrüstung

Achtung: Sollten Sie derzeit ein computergestütztes Kassensystem (z. B. von ADDIPOS, Tillhub, LocaFox POS, Superkasse, SumUp oder anderen Herstellern) nutzen, gilt der nachfolgende Gesetzesauszug nicht für Sie. Setzen Sie sich in diesem Fall mit unseren Experten in Verbindung: Direkt zum Kontaktformular

Art 97 §30 Absatz 3 EGAO:

„Wurden Registrierkassen nach dem 25. November 2010 und vor dem 1. Januar 2020 angeschafft, die den Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26. November 2010 (BStBl. I S. 1342) entsprechen und die bauartbedingt nicht aufrüstbar sind, so dass sie die Anforderungen des § 146a der Abgabenordnung nicht erfüllen, dürfen diese Registrierkassen bis zum 31. Dezember 2022 abweichend von den § 146a und § 379 Absatz 1 Satz 1 und Absatz 4 der Abgabenordnung weiter verwendet werden.“

Muss ich einen Bondrucker kaufen?

Ab dem 01.01.2020 besteht für Sie die Pflicht, für jeden Geschäftsvorfall einen Beleg zu erstellen.

Die Papierform ist dabei nicht zwingend vorgeschrieben. Alternativ können Sie den Beleg in digitaler Form bereitstellen oder sich über einen Antrag im Sinne des § 148 AO bei Ihrer zuständigen Finanzbehörde von der Pflicht befreien lassen.

Die Belegpflicht umfasst:

  • Der Beleg ist in Papierform oder, mit Zustimmung des Kunden, digital auszuhändigen.
  • Die Belegerstellung hat im unmittelbaren zeitlichen Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall zu erfolgen.
  • Der Beleg muss ohne technische Hilfsmittel lesbar sein (keine Verschlüsselung).
  • Für Kunden besteht keine Mitnahmepflicht.
  • Anforderungen an den auszustellenden Beleg (§ 6 der KassenSichV)
    1. Den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers.
    2. Das Datum der Belegausstellung und den Zeitpunkt des Vorgangbeginns.
    3. Die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung.
    4. Die Transaktionsnummer.
    5. Das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.
    6. Die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls.
Was ist ein Fiskalspeicher?

Bereits seit 2017 müssen computergestützte Kassensysteme, Registrierkassen oder Waagen mit Kassenfunktion über einen speziell gesicherten Speicher verfügen. In diesen manipulationssicheren Speicher werden alle Geschäftsvorfälle (zum Beispiel Verkäufe, Rücknahmen, Stornierungen oder Kassenabschlüsse) abgelegt und für mindestens 10 Jahre vorgehalten.

Alle dort gespeicherten Informationen können nicht mehr nachträglich geändert oder gelöscht werden und helfen damit den Finanzämtern bei Prüfungen die tatsächlich durchgeführten Umsätze zu ermitteln.

Sie als Betreiber des Kassensystems sind dafür verantwortlich, dass §147 Absatz 2 der Abgabenordnung (AO) eingehalten wird. Insbesondere bei lokalen Kassensystemen kann ein massiver Arbeitsaufwand notwendig sein, um auch bei einem Diebstahl, Brand oder technischen Defekt der Kasse den Anforderungen nachkommen zu können.

Bei in der Cloud betriebenen Kassensystemen wie bspw. QUIXPOS, wird die Datensicherheit durch den Anbieter gewährleistet.

Wir legen alle geforderten Daten aus den Kassensystemen unserer QUIXPOS-Anwender mehrfach redundant in unterschiedlichen, ISO/IEC zertifizierten Rechenzentren in Deutschland ab und können daher ein maximales Maß an Sicherheit gewährleisten. Für unsere Kunden steht dieser Service kostenlos zur Verfügung.

Muss ich meine Kasse beim Finanzamt anmelden?

Ja! Ab 2020 müssen eingesetzte Kassensysteme beim zuständigen Finanzamt gemeldet werden.

  • Die Meldefrist beträgt 1 Monat nach Inbetriebnahme des Systems
  • Die Nachmeldefrist für Altsysteme gilt bis zum 31.01.2020

 

Die Mitteilung nach §146a Absatz 4 AO muss auf einem amtlich vorgegebenen Vordruck an das für Sie zuständige Finanzamt erfolgen.

Folgende Angaben werden abgefragt:

  1. Name des Steuerpflichtigen
  2. Steuernummer des Steuerpflichtigen
  3. Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)
  4. Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
  5. Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme
  6. Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
  7. Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
  8. Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
Was erwartet mich bei einer Kassennachschau?

Sollte der Steuerpflichtige oder ein gesetzlicher Vertreter bei der Prüfung nicht anwesend sein, kann die Mithilfe von Mitarbeitern mit wesentlichen Benutzer- und Zugriffsrechten eingefordert werden.
Empfohlen wird ein telefonischer Kontakt mit dem Steuerpflichtigen vor Beginn der Prüfung. Es besteht keine Wartepflicht für den Prüfer.
Vorzugsweise erfolgt eine Kassen-Nachschau während der geschäftsüblichen Zeiten bzw. Öffnungszeiten.

Es ist unerheblich, ob das Kassensystem Eigentum ist oder gemietet bzw. geleast wurde.

Prüfer

  • Durchführende berechtigte Personen sind "Amtsträger". Also Verwaltungsangestellte im Finanzamt, nicht zwingend Beamte und/oder Außenprüfer.
  • Dienstausweis und Berechtigungs-Schriftstück zur Legitimierung der Kassen-Nachschau ist vom Prüfer vorzulegen.
  • Nach Vorlage des Dienstausweises ist eine Selbstanzeige zur Strafbefreiung ausgeschlossen.
  • Fotografien und Scans während der Kassen-Nachschau sind möglich und zulässig. Personen dürfen nicht fotografiert werden.
    • Festgehalten werden in der Regel: z. B. Geräte, Typenschilder, Belege, Aufzeichnungen und Anzeigen/Bildschirme

 

Während der Nachschau geprüfte Bereiche

  • Korrekte Führung des Kassenbuches, vollständige Kassenberichte
  • Vollständigkeit der Zahlungsvorgänge im Kassensystem
  • Vorlage der Organisationsunterlagen
  • Kassensturzfähigkeit der Kasse
  • Ab 2020 Prüfung des ordnungsgemäßen Einsatzes des elektronischen Aufzeichnungssystems (GoBD-Auflagen, Pflichten nur im Rahmen einer Betriebsprüfung prüfbar)

 

Abschlussmöglichkeiten

  • Ergebnislose Nachschau
  • Änderung der Besteuerungsgrundlage
  • Überleitung in eine Außenprüfung (Betriebsprüfung)
Was wird bei der Prüfung des Kassenbuchs untersucht?

Das Kassenbuch muss zu jedem Zeitpunkt in einem korrekten und vollständigen Zustand vorliegen.

Eine Prüfung umfasst unter anderem folgende Punkte:

  • Zeitnahe Erfassung aller Geschäftsvorgänge und Geldbewegungen
  • Chronologische Führung
  • Tägliches, protokolliertes Zählen der Kassen und Protokollierung von Kassendifferenzen
  • Tägliche Erstellung der Tagesabschlüsse nach Geschäftsende (Z-Abfrage/Berichte)
  • Einzelaufzeichnungspflicht
Was ist eine Kassensturzfähigkeit und wie läuft ein Kassensturz ab?

Eine Kassensoftware ist Kassensturzfähig, wenn sie die Möglichkeit bietet, den Kassen-Soll-Bestand mit dem Kassen-Ist-Bestand zu vergleichen um mögliche Differenzen zu erkennen.

Dies erfolgt meist nach folgendem Muster:

  • Unterbrechung des Geschäftsbetriebes zum Abgleich des Bar-Bestands (Zählung).
    • Der Prüfer darf nicht mit Bargeld in Berührung kommen. Der Zählvorgang wird mit Hilfe eines Zählprotokoll, meist durch Prüfer, überwacht und dokumentiert.
  • Der tatsächliche Bar-Bestand wird mit dem Kassenbestand verglichen (Abgleich Kassen-Soll mit Kassen-Ist).
  • Der Kassenbestand errechnet sich aus dem Bar-Bestand des Vortages nach Geschäftsschluss zuzüglich Bar-Einnahmen/Einlagen und abzüglich Bar-Ausgaben/Entnahmen des laufenden Tages.

Es sollten bei ordnungsgemäßer Kassenführung nur geringe Abweichungen/Differenzen auftreten. Diese typischen Differenzen ergeben sich gewöhnlich aus Wechselgeldtransaktionen.

Was sind Organisationsvorlagen?

Für den Betrieb eines Kassensystems müssen bestimmte Dokumentationen, Vorlagen und Leitfäden vorgehalten werden und dem Personal zur Verfügung gestellt werden können.

Typischerweise umfasst dies folgende Dokumente:

  • Technische Systemdokumentation
    • Beschreibung der eingesetzten Hard- und Software
    • Funktionsweise des Programms
    • Datenbankfunktionen und -felder
  • Betriebsdokumentation
    • Datensicherungskonzept
    • Protokollierung der Parameter
    • Schnittstellen
  • Anwenderdokumentation
    • Bedienerhandbuch
    • Programmänderungen

Sind Sie bereits optimal auf die Einführung der KassenSichV vorbereitet?

Befolgen Sie die drei nachfolgenden Tipps, um ab dem 01.01.2020 problemlos den Herausforderungen der neuen Verordnung begegnen zu können.

Informieren

Machen Sie sich noch einmal intensiv mit Ihrem jetzigen Kassensystem vertraut und wenden Sie sich bei Bedarf an den Hersteller des Systems. Kann eine TSE nachgerüstet werden? Ist das System Konform mit der KassenSichV?

Umsetzen

Sollte das derzeit genutzte Kassensystem ab dem 01.01.2020 nicht mehr verwendet werden können, sorgen Sie rechtzeitig für Ersatz! Wir bereiten uns bereits jetzt auf das stark erhöhte Anfrageaufkommen zum Jahreswechsel vor um alle Systeme rechtzeitig ausliefern zu können. Trotzdem empfehlen wir Ihnen, sich bereits Frühzeitig mit dem Austausch des POS-Systems zu beschäftigen.

Nutzen

Sie haben sich bereits um ein neues Kassensystem mit TSE gekümmert? Dann benutzen Sie es bitte bereits schon jetzt. Sollten Sie erst ab dem Jahreswechsel tatsächlich auf die neue Kasse umstellen, kann ggf. nicht mehr rechtzeitig auf Probleme reagiert werden. Sie laufen dann Gefahr, dass das Finanzamt die Kasse verwirft und eine Schätzung vornimmt.

Aktuelle Entwicklungen

Ab 2020

Alle betriebenen Computerkassen müssen über eine BSI-zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) und digitale Schnittstelle verfügen

Ab 2020

Verkauf von neuen Kassen nur noch mit technischer Sicherheitseinrichtung und digitaler Schnittstelle zulässig

Ab 2023

Alle Kassen müssen über eine zertifizierte TSE und digitale Schnittstelle verfügen

Wichtige Meilensteine in der Vergangenheit

2018

Intensivierung der Kassennachschau im aktiven Geschäftsbetrieb gemäß §146b AO

Mitte 2017

KassenSichV - Detailklärung der Umsetzung des KassenG und GoBD, z.B. strengere Protokollierung jedes Geschäftsvorfalles

2017

Ab 2017 nur noch GoBD konforme Kassen zulässig

2017

KassenG - Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen

2015

vom 14.11.2014
GoBD löst GoBS und GDPdU ab

2010

GoBS und GDPdU erweitern Geltungsbereich auch für Registrierkassen. Übergangsfrist bis 31.12.2016

bis 2010

GoBS und GDPdU –
Grundlage der  heutigen GoBD

Bitte beachten Sie:

Da die QUIX GmbH als Softwarehersteller keine Rechts- und Steuerberatung durchführen darf, gelten die Ausführungen und Zusammenfassungen als unverbindlich und können sich durch Gesetzgebung und den Erkenntnissen aus Maßnahmen der Finanzverwaltung ändern. Wir empfehlen Ihnen daher eine sachkundige Beratung beim Steuerberater oder Rechtsanwalt Ihres Vertrauens.

Weitere Features

Flexibilität

Rechtskonformität

Einfache Bedienung

Controlling