FEATURES

Adressen (CRM)

 

Die Kontaktdaten sind das Herzstück jeder Verwaltung. Sie haben die Möglichkeit, sämtliche Kontaktdaten von Firmen oder Personen explizit zu erfassen und zu kommentieren. Dabei können Sie sowohl Geodaten berücksichtigen als auch die Beziehungen zwischen den einzelnen Adressen erstellen. Damit legen Sie den Grundstein für die Effizienz Ihrer Arbeit.

 

Album

Ein zentraler Ort für sämtliche Anhänge, wie zum Beispiel Bilder, PDF-Dateien oder MS-Office-Dokumente, die Sie hier aus allen vorhandenen Modulen speichern und effektiv verwalten können. Sie entscheiden, ob direkt in der Datenbank oder auf dem Server.

Aktivitäten

 

Sie haben gezielt Zugriff auf alle QUIX-Vorgänge. Dazu können Sie verschiedene Filter, wie zum Beispiel den zuständigen Mitarbeiter, einen bestimmten Zeitraum oder auch die besondere Beleg-Art verwenden.

 

Angebote

 

Der Schnellkalkulator ermöglicht Ihnen die einfache und zügige Kalkulation beliebiger Artikel. Dazu nutzen Sie am besten die Freitextartikel, die Sie direkt in Bestandsartikel umwandeln können.

Anwesenheitsübersicht

 

Die konsequente Erfassung, Dokumentation und Verwaltung der Arbeits-, Urlaubs-, Abwesenheits- und Krankheitszeiten für alle Mitarbeiter ermöglicht zum einen den optimalen Überblick und zum anderen die Abrechnung per Knopfdruck.

 

Apotheken-Modul

Werden bei diesem branchenspezifischen Modul alle Rezepte mit Versicherungsnummer, Kassenarzt- und Patienten-Nummern eingegeben und die entsprechenden Artikel mit den PZN-Nummern versehen, bereitet QUIXOFFICE mit allen Daten die Sammelrechnung an die Krankenkassen optimal vor.

Artikel

Die Artikelverwaltung kann Ihnen sehr viel Arbeit abnehmen und wichtige Informationen liefern. Legen Sie daher die Artikel sorgfältig an, indem Sie die Kalkulation, wichtiges Zubehör, Bilder und Lieferanten einfügen. Sollte es mehrere Lieferanten für einen Artikel geben, können Sie dies natürlich berücksichtigen und einen als Hauptlieferant bestimmen. Sie können dazu übersichtliche Masken nutzen. So erhalten Sie zum Beispiel im Lauf der Zeit eine Preishistorie, die Ihnen die Verhandlungen erleichtern kann.

Artikelbewegungen

Verfolgen Sie den Weg der einzelnen Artikel in Ihrem Unternehmen. Sie können mit Hilfe sinnvoller Filter die Daten so auswählen, dass sich alle Waren-Ein- und -Ausgänge, Bewegungen im Lager oder Umbuchungen exakt verfolgen lassen.

Aufträge/Jobs

 

Effektive Bearbeitung vom Angebot bis zum Lieferschein. Die notwendigen Bestellungen können Sie direkt aus dem Auftrag heraus generieren. Dieses Feature liefert auch eine Übersicht über die bereits gelieferten und abgeschlossenen Aufträge.

Auswertungen

Beurteilen Sie sowohl die Leistungen Ihres Unternehmens, die Geschäftsbeziehungen zu Kunden oder auch zu Lieferanten, indem Sie sich die benötigten Statistiken und Auswertungen per Knopfdruck erstellen.

Banking-Software (Optional)

Auf Wunsch können wir mit einer Schnittstelle den Datenaustausch zu Ihrer Banking-Software sicherstellen. Sie können somit sämtliche Transaktionen direkt aus dem Programm heraus erledigen. Fragen Sie uns, ob wir auch Ihre Banking-Software anbinden können.

Barcodeunterstützung

Die Erfassung von Waren-Ein- und -Ausgängen, der Seriennummern und Barcodes erfolgt wie gewohnt mit Ihrer bestehenden Hardware. Die Daten werden automatisch an QUIXOFFICE übergeben, können direkt bearbeitet werden und Sie haben permanent den Überblick über Ihr Warenlager.

Bestellungen

 

Bestellungen können je Auftrag verwaltet werden. Wird ein festgelegter Mindestbestand erreicht, generiert QUIXOFFICE automatisch Bestellvorschläge. Diese werden direkt als E-Mail an die Handelspartner verschickt, z.B. bei Terminlieferungen.

 

E-Mail

Die unternehmenseigenen E-Mail-Postfächer lassen sich direkt in QUIXOFFICE einbinden und mit den Kontakten verknüpfen. Somit wird eine lückenlose Dokumentation des Schriftverkehrs gewährleistet.

Externe Aufträge

Anderweitige Aufträge, z.B. aus einem Webshop, können problemlos in QUIX-Aufträge umgewandelt und mit verwaltet werden.

FiBu Import/Export

Die Buchungsdaten können mit den gängigen Buchhaltungsprogrammen wie DATEV, Lexware oder WISO problemlos ausgetauscht werden.

FiBu Konten

Organisieren Sie Ihre Finanzbuchhaltung direkt in QUIX, damit haben Sie alle Buchungen und Buchungskonten in einem Programm.

Forderungen (Mahnwesen)

Individuell definierte Mahnstufen und Textbausteine organisieren effektiv ein professionelles Forderungsmanagement.

Kundenansprache

 

Jeder Kontakt kann individuell als „Duz“ oder „Siez“-Kontakt angelegt und die Ansprache in alle Vorlagen übernommen werden.

 

Lager

Außen- oder Sperrlager können individuell erstellt und verwaltet werden. So lassen sich ganz einfach die aktuellen Lagerbestände, der Warenwert, der durchschnittliche Artikelwert oder andere wichtige Kennziffern abrufen.

Lagerverteilungen (Optional)

Über die zentrale Verteilungsmaske lassen sich Lagerartikel auf beliebige andere Lager verteilen, z.B. wenn für einzelne Verkaufsstände separate Bestände festlegt werden sollen.

Lieferanten-/ Eingangsrechnungen

Eingangsrechnungen können direkt bearbeitet, delegiert oder aufgeteilt werden. Nach Bedarf können die einzelnen Positionen in separaten Vorgängen weiter verarbeitet werden. Mit dem Delegationstool kann die gesamte Historie aller Bearbeitungsschritte noch einmal verfolgt werden.

Lieferscheine

Aus Aufträgen können direkt Lieferscheine erstellt werden, die sich individuell anpassen lassen, wenn zum Beispiel eine abweichende Anschrift zu berücksichtigen ist. Selbstverständlich besteht auch die Möglichkeit Lieferungen gezielt zu verfolgen. Optionale Erweiterung: Schnittstellen zum effektiven Datenaustausch mit den gängigen Lieferdiensten stehen in QUIXOFFICE ebenfalls zur Verfügung.

Maschinen

Die Verwaltung der von Ihnen bei Ihren Kunden installierten Hardware ist genauso möglich wie die Zuordnung von Wartungsverträgen, Pflegeintervallen und den entsprechenden Service-Scheinen.

Newsletter Tool (Optional)

Mailings können effektiv versendet werden. Erstellen Sie im Baukastenprinzip einen Ihrer zahlreichen vordefinierten Newsletter. Durch die eingefügte Artikel-ID werden Kunden bspw. direkt zum beworbenen Artikel in den Onlineshop geleitet.

POS Kasse (Optional)

Wenn Sie eine POS-Kasse benötigen, nutzen Sie dieses spezielle Modul. Selbstverständlich können wir Ihnen auch die passende Hardware anbieten.

Postausgang

Auf ausgewählten oder selbsterstellten Layouts können sämtliche Briefe, Serienbriefe, Nachrichten, Kurzmitteilungen und Newsletter direkt per Fax, Brief oder E-Mail versendet werden.

Posteingang

Empfangen Sie Ihre E-Mails direkt über QUIXOFFICE und verknüpfen Sie diese mit Ihren Kontakten. Für den Datenschutz können Sie E-Mails freigeben oder sperren.

Preislisten- und Artikelimport

Artikel- und Preislisten können ganz einfach in QUIXOFFICE importiert werden. Über das Pflegeintervall haben Sie Ihre Einkaufspreise im Griff.

Projekte

Sie behalten den Überblick, wenn Sie die einzelnen Vorgänge zu Projekten im Rahmen des CRM zusammenfassen. Serien-Mails lassen sich dann direkt an alle zugewiesenen Adressen versenden.

Rechnungen

Einzel- oder Sammelrechnungen können unter Berücksichtigung der jeweiligen Zahlungsvereinbarungen generiert werden. Ein Überblick über die Lieferung zur jeweiligen Rechnung ist dabei selbstverständlich inklusive.

Rechteverwaltung

Je nach Mitarbeiter und Modul können individuelle Rechte, wie zum Beispiel Lese-, Schreib-, Lösch- und Vollsperrungs-Rechte, vergeben werden. Sobald eine Konfiguration erstellt ist, kann diese unkompliziert auf andere Mitarbeiter übertragen werden.

SEPA-Lastschrift

Jedem Kunden können mehrere Mandanten-Nummern zugeordnet werden, um exakt zwischen Firmen- und Basis-Lastschrift zu unterscheiden.

Scannen

Die Stapelverarbeitung von Dokumenten aus dem Scan-Ordner umfasst die automatische Vergabe von Dateinamen und die Archivierung der Dokumente. Optionale Erweiterung: automatische OCR-Erkennung von Texten.

Stechuhr

Bei der Erfassung der Arbeits- und Pausenzeiten kann insbesondere bei Fehlzeiten zwischen verschiedenen Kategorien, wie zum Beispiel Privat, Arzt, Amt, Krankheit, Urlaub und Schule differenziert werden.

Stundenzettel (Zeiterfassung)

 

Bei der Erfassung der Arbeits- und Pausenzeiten kann insbesondere bei Fehlzeiten zwischen verschiedenen Kategorien, wie zum Beispiel Privat, Arzt, Amt, Krankheit, Urlaub und Schule, differenziert werden.

 

Supersuche

Konfigurieren Sie Suchalgorithmen, um jedes Detail direkt zu finden. Die Suchanfragen lassen sich speichern und jederzeit wieder abrufen.

Telefonanlage (automatisches Wählen)

QUIXOFFICE lässt sich mit Agfeo, Sip Telefonie oder Skype direkt verbinden um einen Anruf aus dem Programm heraus zu machen.

Textvorgaben/Textbausteine

Mit vorbereiteten Textbausteinen oder Anschreiben, bei denen die Kundenansprache vorgegeben ist, kann die Arbeit für alle Mitarbeiter sehr viel effektiver und schneller gestaltet werden. Diese Vorgaben lassen sich direkt an externe E-Mail-Programme binden.

Urlaubsplanung

 

Hier lässt sich der Urlaub aller Mitarbeiter planen und erfassen. So ist jederzeit ein Überblick über die bereits genommenen und noch offenen Urlaubstage möglich.

 

Wareneingang

Die Erfassung der Wareneingänge ermöglicht die Verwaltung von Teillieferungen sowie die Lagerverteilung.

Webshop-Anbindung

 

QUIXOFFICE kann das direkte Zusammenspiel mit Magento, dem Marktführer unter den Webshops, organisieren. Sämtliche Dokumente, wie Artikel, Bilder, Standard- und Aktionspreise oder auch Bedienungsanleitungen, lassen sich direkt austauschen. Artikel können konfiguriert, also bspw. ein T-Shirt in verschiedenen Größen und Farben, im echten oder virtuellen Lager anlegt werden. Andere Webshopanbindungen sind auf Anfrage möglich.

 

Wiedervorlage

Für sichere Arbeitsabläufe: Wird ein Vorgang als Aufgabe einem Mitarbeiter zugewiesen, kann mit Kalender und Erinnerungsfunktion für eine optimale Kontrolle eine Wiedervorlage erstellt werden. Wiedervorlagen eignen sich hervorragend für die Nachakquise.

Wissen

Eine interne Wissensdatenbank oder ein FAQ-Bereich für alle Mitarbeiter spart effektiv Zeit für Erklärungen und Recherchen. Diese Möglichkeit steht auch jedem Mitarbeiter individuell zur Verfügung.

Währungen

Jede beliebige Währung kann benutzt werden. Sie kann individuell als Ein- und Verkaufskurs festgelegt und mit allen oder ausgewählten Kontakten verknüpft werden.

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